Archief­inspectie - Stadsarchief Delft

Archief­inspectie

De archiefinspectie houdt, namens de gemeentearchivaris, toezicht op de naleving van de in of door de Archiefwet 1995 gestelde eisen en normen voor het beheer van nog niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden. De gemeentearchivaris doet hiervan verslag aan het college van Burgemeester en Wethouders.

Het begrip archiefbescheiden is ruimer dan het doet vermoeden. Het gaat immers niet alleen om papieren archieven en dossiers maar ook om de steeds meer digitale gegevens die de gemeente ontvangt of opmaakt om haar taken uit te voeren.

Wet- en regelgeving

Op het gebied van archiefzorg is er, naast de Archiefwet 1995, verschillende afgeleide regelgeving van toepassing. Hieronder vindt u een overzicht:

Elke overheidsorganisatie moet daarnaast zelf regels opstellen voor haar archiefbeheer, voor zover die niet al in hogere regelgeving is vastgesteld. Het gaat hierbij o.m. over het aanwijzen van de archiefbewaarplaats en over de wijze waarop het college verantwoording aflegt aan de gemeenteraad over het gevoerde archief- en informatiebeheer. In Delft is dit geregeld in de Archiefverordening gemeente Delft (2012) en het Besluit Informatiebeheer gemeente Delft(2012).

De gemeenten Pijnacker-Nootdorp, Midden Delfland en Rijswijk hebben een eigen gemeenschappelijke regeling met de gemeente Delft. Hierdoor is het Stadsarchief Delft aangewezen als archiefbewaarplaats en vallen deze gemeenten ook onder de archiefinspectie.

Overbrenging overheidsarchieven

Overdracht

Wanneer een overheidsorganisatie, of een van de aangesloten partners (gemeenten, Gemeenschappelijke Regeling of een gemeentelijke BV) haar archiefstukken wil overdragen aan Stadsarchief Delft, dan dient de beheerder van deze archieven contact op te nemen met de archiefinspectie. Na een inhoudelijke toetsing zal er vervolgens een overleg plaatsvinden tussen de archiefinspecteur en de beheerder van de collectie voor een planning van de overdracht.

Voorbereiding en eisen

De over te brengen archiefstukken moeten ouder zijn dan 20 jaar, maar mogen niet ouder zijn dan 30 jaar. Het archief dient in goede, geordende en toegankelijke staat te zijn; hiervoor gelden inhoudelijke eisen. Deze zijn op te vragen bij de archiefinspectie. Welke archieven worden overgedragen, wordt bepaald aan de hand van de geldende selectielijsten (2017 en 2012), andere regelgeving of een aanwijzing van de gemeentearchivaris. De gemeentearchivaris heeft ook het recht om bepaalde archiefstukken niet te laten vernietigen.

Vervroegde overbrenging

Voor archieven die binnen de termijn van 20 jaar worden overgebracht gelden aanvullende afspraken rondom jaarlijks vaste opslagkosten, bewerking, inzage en dienstverlening.

Uitplaatsing

Tegen opslagkosten kunnen archieven ook tijdelijk bij het Stadsarchief Delft worden ondergebracht. Dit geldt met name voor nog te bewerken overheidsarchieven.

Openbaarheidsbeperking

In overleg met de archiefinspecteur kunnen archiefstukken, indien van toepassing, niet-openbaar gemaakt worden. De termijn van het niet-openbaar stellen van stukken mag niet langer zijn dan 75 jaar. In het geval dat de instantie deze termijn zou willen overschrijden, moet zij, na overleg met de gemeentearchivaris, een machtiging hiervoor aanvragen bij Gedeputeerde Staten van Zuid-Holland.

Vernietiging

Bij de vernietiging van archiefbescheiden moet u uitgaan van de volgende vastgestelde Gemeentelijke Selectielijsten

Bij de jaarlijkse vernietiging van archiefbescheiden wordt er door de beheerder van de archieven een lijst opgesteld met archiefbescheiden die voor vernietiging in aanmerking komen(Voorbeeld VLIJST). Deze lijst wordt ter goedkeuring voorgelegd aan de archiefinspectie. Na goedkeuring van de gemeentearchivaris worden de archiefbescheiden door de beheerder zowel op papier als digitaal vernietigd. Hiervan moet door de beheerder ook een verklaring van vernietiging worden opgesteld. Deze verklaring moet worden bewaard.

Particuliere Archieven

Particulieren of particuliere instanties met interessant historisch materiaal dat voor bewaring in het Stadsarchief in aanmerking zou kunnen komen, kunnen hierover contact opnemen met het Stadsarchief. Opname van een particulier archief hangt mede af of dit in het Collectieprofiel past. Bij een eventuele schenking of bruikleen worden vervolgens onderlinge afspraken gemaakt over de bewerking en de beschikbaarstelling van het materiaal.

Externe partijen die gemeentelijke taken uitvoeren

Ook verbonden partijen, gemeenschappelijke regelingen en BV’s die gemeentelijke taken uitvoeren vallen onder de archiefzorg van het college van Burgemeester en Wethouders. Daarom gelden de wettelijke regels voor archiefvernietiging en archiefoverbrenging ook voor deze partijen. De VNG heeft een notitie voor verbonden partijen gepubliceerd.

Actuele onderwerpen

Vervanging

Vervanging of substitutie betekent dat de vorm van het originele archiefstuk wordt gewijzigd. Wanneer een papieren document wordt gescand en de digitale ‘kopie’ het origineel wordt, is er sprake van vervanging. Voordat een organisatie mag substitueren moet er een handboek vervanging zijn vastgesteld.

TMLO

Bij de overbrenging van digitale overheidsarchieven moeten er van tevoren afspraken zijn gemaakt over met name de registratie en betekenis van metadata in een CMS/DMS. Dit kan bijvoorbeeld met behulp van een mapping volgens het TMLO. Een dergelijke mapping is noodzakelijk voor de export of ingest in een e-depot van data.

Hotspotmonitor

Sinds 2017 bestaat de hotspotmonitor. De hotspotmonitor is een vervanging van de zogenaamde facultatieve stukkenlijst die bij de vorige selectielijst moest worden opgesteld als men uitzonderingen op de selectielijst zou willen maken. De hotspot-monitor wordt in de handreiking van het Nationaal Archief (2015) als volgt omschreven: ‘De hotspot-monitor is gericht op het identificeren van gebeurtenissen en kwesties in de samenleving die grote invloed hebben uitgeoefend op de activiteiten van de organisatie die de selectielijst opstelt. Het primaire object van waardering (…) zijn gebeurtenissen en kwesties in de samenleving binnen het functionele werkingsgebied van de zorgdrager.’

Stadsarchief Delft heeft samen met het Gemeentearchief Schiedam in een pilot Hotspot-Monitor geparticipeerd. Deze pilot heeft geleid tot een VNG handreiking die bedoeld is als leidraad om tot implementatie van de hotspot-monitor te komen.

De hotspots komen tot stand door overleg en interactie met belanghebbenden, onderzoekers en burgers. De vaststelling is uiteindelijk ook een besluit van de zorgdrager en dient gepubliceerd te worden.

 

Inloggen