E-depot - Stadsarchief Delft

E-depot

Een belangrijke ontwikkeling bij Stadsarchief Delft is de vorming van een zogenaamd e-depot. In dit e-depot worden digitale bestanden duurzaam bewaard en beheerd. Digitale archiefbescheiden hebben de eigenschap, in tegenstelling tot papier, sneller onbruikbaar te worden. Dit kan bijvoorbeeld doordat het bestandsformaat niet meer bruikbaar is omdat de software die nodig is niet meer beschikbaar is, of omdat er een van de vele nullen en eentjes is gemuteerd en het bestand defect is. Het e-depot moet ervoor zorgen dat de bestanden up-to-date, authentiek en integer blijven.

In het meerjarenbeleidsplan van het Stadsarchief is een roadmap opgenomen om tot zo’n e-depot te komen. In 2018 wordt een proeftuin ingericht en wordt bepaald welke structurele investeringen voor de langere termijn nodig zijn om het e-depot te kunnen onderhouden. Het Stadsarchief gaat het wiel niet zelf uitvinden maar maakt gebruik van de resultaten van onderzoek van het nationale programma Archief2020 en van VNG/King. Het Stadsarchief hanteert het zogenaamde OAIS model.

Dit bestaat uit een conceptueel model, een functioneel model en een informatiemodel en wordt beschreven in de ISO 14721:2012 norm voor het beheer, de archivering en de bewaring op lange termijn van digitale gegevens.

Naast de zogenaamde technische voorziening (Archival Storage) moeten ook alle beheerfuncties georganiseerd (de overige oranje blokken) gaan worden.

Momenteel is een proeftuin ingericht en lopen er enkele pilots. Uit deze pilots komt naar voren wat er zoal bij komt kijken als er digitale bestanden worden aangeleverd en wat er nodig is om zo’n digitaal bestand op te nemen in het e-depot: welke metadata worden vastgelegd, welke metadata zijn beschikbaar en welke metadata kunnen er uit de context (welk bestandsformaat is het, waar is het ontstaan etc.) worden afgeleid.1

Uit een pilot van het Stadsarchief en het gemeentearchief Schiedam uit 2016 is gebleken dat al in het werkproces, bij het ontstaan van de informatie, rekening moet worden gehouden met de bestemming van de digitale bestanden. Digitale bestanden hebben bijvoorbeeld de neiging zich te vermenigvuldigen, zonder dat je nog kunt achterhalen waar de bron is, of welk bestand nu authentiek en origineel is. Dit betekent dat het e-depot geen op zich zelf staande voorziening is maar onderdeel moet zijn van de architectuur van de aanbieder (producer) van digitale archiefbestanden.

 

Inloggen