Particuliere archieven - Stadsarchief Delft

Particuliere archieven

Stadsarchief Delft verzamelt archieven die representatief zijn voor de geschiedenis van de gemeenten Delft, Midden-Delfland, Pijnacker-Nootdorp en Rijswijk. Daarom nemen we niet alleen archieven van verschillende overheden in bewaring, maar ook van particulieren en particuliere instanties. Dit kan betrekking hebben op alle aspecten van de samenleving: nijverheid, handel, kerken, vakbonden, politiek, sport en cultuur. Het materiaal moet wel verband houden met het verzorgingsgebied van Stadsarchief Delft. Bent u in het bezit van een particulier archief van een vereniging, bedrijf of familie en wilt u dit onderbrengen bij Stadsarchief Delft, dan kunt u contact met ons opnemen. Gaat het om een archief van enige omvang, dan komt een medewerker het materiaal op locatie beoordelen. Betreft het een enkel archiefstuk, dan vragen wij u om hiermee zelf naar het Stadsarchief te komen.
Stadsarchief Delft neemt geen recent materiaal op dat nog actueel gebruikt wordt.

Bewerking van het archiefmateriaal

Mocht uw archiefmateriaal een waardevolle aanwinst zijn voor de collectie van het Stadsarchief Delft dan moet het wel geselecteerd, (materieel) verzorgd en beschreven zijn in een plaatsingslijst of inventaris, voordat het ondergebracht kan worden in onze archiefdepots.

Selecteren wil zeggen dat ‘overtollig’ materiaal verwijderd moet worden. De volgende stukken worden, indien aanwezig, vrijwel altijd opgenomen:

  • Oprichtingsstukken, statuten, (huishoudelijke) reglementen.
  • Financiële overzichten, begrotingen, balansen, accountantsrapporten, jaarverslagen.
  • Stukken over bestuursamenstelling en taakverdeling, ledenlijsten, notulen, verslagen.
  • Stukken over beleidsmatige zaken, werkwijzen, correspondentie.
  • Stukken met betrekking tot eigendommen, bouwtekeningen.
  • Stukken over activiteiten, bijv. toernooien, wedstrijdverslagen.
  • Verenigingsorganen, clubbladen, publicaties etc.
  • Audiovisuele documenten: foto’s, dia‘s, films, video’s, geluidsopnamen, cd-rom’s etc.

Onbelangrijke stukken, zoals uitnodigingen, kennisgevingen, begeleidende brieven, aanmeldingen en opzeggingen van leden, dubbele exemplaren worden niet bewaard. Hetzelfde geldt voor financiële documenten zoals bankafschriften, kas- bank- en giroboeken, belastingstukken, facturen, inkoopbonnen, offertes etc. Bij twijfel kunt u Stadsarchief Delft om advies vragen.
Materieel verzorgen wil zeggen dat het materiaal is schoongemaakt, paperclips, nietjes e.d. zijn verwijderd en het is verpakt in zuurvrije omslagen en dozen.
Een plaatsingslijst is een beschrijving en nummering van het archiefmateriaal, een inventaris bevat tevens een systematische indeling van de beschrijvingen in rubrieken. De inleiding bevat een beknopte geschiedenis van de vereniging, het bedrijf of de familie waarvan het archief afkomstig is; gegevens dus over het ontstaan, de oprichters, de activiteiten, de ontwikkeling etc.

Overdracht van het archiefmateriaal

Nadat het archiefmateriaal in de archiefdepots van het Stadsarchief Delft geplaatst is, wordt de overdracht afgerond met het opstellen van een akte. Indien er geen rechtsopvolger is, gaan wij ervanuit dat het materiaal aan ons geschonken wordt. Een andere mogelijkheid is dat een akte van inbewaringgeving wordt opgemaakt. Hierbij blijft de bewaargever eigenaar van het betreffende archiefmateriaal. In de akte kunnen eventueel bepalingen opgenomen worden die de openbaarheid voor het publiek beperken.

Bij vragen kunt u altijd contact opnemen met het Stadsarchief Delft.

Inloggen